Bagi Anda yang ingin mengadakan sebuah kegiatan atau acara baik itu pernikahan, seminar, gathering perusahaan, hingga launching produk tentu membutuhkan persiapan yang matang. Hanya saja seringkali dalam sebuah kelompok tidak memiliki tim ahli.
Tak ingin gagal dan mengecewakan maka seringkali event organizer menjadi sebuah jawaban. Terutama bagi Anda yang ada di Jakarta dan ingin membuat sesuatu yang lebih berkesan tentu jasa ini menjadi sebuah kebutuhan.
Tidak mudah tentunya untuk menemukan jasa event organizer Jakarta yang profesional. Namun bukan berarti ini akan sulit ditemukan. Adanya informasi yang mudah diakses menjadikan semua itu kian mudah. Jejak digital dan portofolio bisa menjadi pertimbangan sebelum benar-benar memutuskan.
Adanya EO professional tentu memberi rasa tenang bahwa acara akan berjalan terstruktur, efisien dan minim kesalahan. Terlebih bila acara tersebut sekali seumur hidup seperti pernikahan.
Secara fakta tidak semua event organizer memiliki kualitas yang sama. Salah pilih EO akan membuat acara berantakan. Bila hal ini terjadi maka akan menjadi kerugian yang sangat besar.
Agar tidak salah pilih maka perhatikan beberapa tips memilih event organizer yang tepat berikut ini.
1. Cek Portofolio dan Pengalaman
Hal pertama dalam memilih event organizer Jakarta tentu saja dengan melihat portofolio mereka. Caranya bisa meminta langsung kepada mereka atau mengecek di internet. Perhatikan dokumentasi yang ada dan dari sini hal yang paling basic sudah akan terlihat.
Paling penting cek 3 hal ini agar semakin yakin kalau EO benar-benar berkualitas, mulai dari jenis acara apa saja yang pernah dikerjakan, skala acara (kecil, menengah, besar) hingga siapa saja klien yang pernah bekerja sama
Dengan cara sederhana ini saja kita setidaknya sudah 1/2 dari Langkah menemukan EO terbaik sudah diselesaikan. Tidak ada salahnya juga untuk dating langsung Ketika mereka sedang ada acara dan rasakan pengalaman secara langsung.
2. Pastikan Reputasi dan Review Positif
Masih dari dunia digital dan kita akan mudah menemukan dan menilai reputasi mereka. Tiga tempat yang bisa menjadi ‘jujugan’ tentu saja google review, media sosial dan website resmi mereka. EO yang profesional dan terpercaya akan mendapat review positif yang melimpah. Testimoni dari klien ini merupakan pengalaman dan kesan mereka usai kerja sama.
3. Sesuaikan dengan Jenis Acara
Beberapa EO memilih sebagai spesialis event, mulai dari acara pernikahan, event corporate, konser atau hiburan hingga pameran dan expo. Tujuannya tentu saja agar tidak terjadi salah pilih dan ada sesuatu yang tidak pas.
Pastikan untuk memilih event organizer Jakarta sesuai dengan jenis acara yang akan digelar. EO yang spesifik lebih memahami kebutuhan teknis dan konsep acara dengan lebih detail.
4. Transparansi Budget dan Biaya
Poin no 4 ini menjadi sesuatu yang cukup sensitif karena berkaitan dengan budget yang harus disiapkan. Jangan sampai kemudian melebihi angka yang telah ditetapkan karena akan sangat riskan.
Dalam proposal harus tertulis dengan jelas dan detail, jangan sampai angka yang muncul secara umum sehingga tidak tampak secara spesifik. Termasuk di dalamnya ada biaya jasa, vendor (catering, dekorasi, sound system) hingga biaya tambahan yang mungkin muncul. Dengan memilih event organizer yang transparan dan tidak memberikan biaya tersembunyi maka acara akan berlangsung dengan baik.
5. Komunikasi yang Responsif
Beberapa vendor cukup responsive dan bisa jadi ada satu atau dua yang cukup lambat dalam merespon. Karena ini usaha jasa maka ada baiknya pilih mereka yang benar-benar responsive karena komunikasi dua arah harus terjalin dengan baik.
Bukan hanya mudah dihubungi tapi EO harus mampu memberikan solusi terbaik dan mampu memahami kebutuhan klien. Bila sejak awal komunikasi terasa cukup sulit atau lambat maka ada baiknya pertimbangkan kembali. EO yang responsive membantu memastikan semua detail acara berjalan sesuai rencana.
6. Memiliki Tim dan Vendor yang Solid
Event sukses tidak hanya tergantung pada EO, akan tetapi juga vendor yang terlibat. Vendor pada umumnya untuk tim dekorasi, catering, dokumentasi hingga entertainment. Mereka, EO profesional pada umumnya memiliki jaringan vendor terpercaya.
Memiliki tim yang solid menjadikan koordinasi lebih mudah dan risiko kesalahan dapat diminimalkan.
7. Fleksibel dan Kreatif
EO tidak hanya menjual kreatifitas tapi mereka harus mampu menjual konsep yang unik dan berbeda. Hal ini akan terlihat ketika menemukan EO yang mampu memberikan ide kreatif, menyesuaikan konsep dengan budget dan fleksibel terhadap perubahan situasi dan kondisi.
8. Legalitas dan Kontrak Kerja Jelas
EO yang baik telah memiliki legalitas yang jelas. Mereka taat dengan aturan yang harus disiapkan dan salah satunya tentu berupa kontrak kerja yang jelas. Di dalamnya harus memuat ruang lingkup pekerjaan, timeline acara, sistem pembayaran hingga ketentuan pembatalan.
Kontrak kerja ini akan melindungi kedua belah pihak dan menghindari kesalahpahaman di kemudian hari. Didalamnya terdapat pasal-pasal yang mengatur hak dan kewajiban para pihak.
ArsenEO Solusi Event Organizer Jakarta Terbaik
Diantara sekian banyak event organizer Jakarta profesional terbaik menempatkan ArsenEO sebagai yang terbaik dari yang terbaik. EO ini terbiasa menangani berbagai event baik itu untuk acara perusahaan, seminar, conference, gathering, hingga launching produk.
Ruang lingkup layanan mencakup seluruh wilayah area di Daerah Istimewa Jakarta mulai dari Jakarta Selatan, Jakarta Barat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, dan Jakarta Pusat.
Mereka tidak hanya menyediakan ide atau konsep tapi pihak yang fokus dari persiapan, pelaksanaan hingga pasca kegiatan. ArsenEO sadar betul setiap event membutuhkan persiapan yang berbeda mulai dari venue, akses hingga kebutuhan produksi. Dengan cara ini maka hasil tentu akan lebih optimal.
Selain EO ArsenEO juga menyediakan layanan untuk soud system, lighting, wedding organizer, LED Videotron, Backdrop & Booth Custom hingga streaming. Pastikan semua kebutuhan untuk acara terbaik hanya dikerjakan oleh mereka yang professional dan mengerti kebutuhan Anda.
